València avança en la digitalització de més de 2 milions de documents per a agilitzar les llicències

L'Ajuntament de València ha impulsat un procés de digitalització d'expedients i documents que, després de la seua conversió en dades, permetran agilitar la tramitació de les llicències i, a conseqüència d'això, agilitar l'activitat econòmica. L'alcalde de València, Joan Ribó, i el regidor d'Agenda Digital, Pere Fuset, han visitat este dimarts l'arxiu intermedi municipal de Vara de Quart, on han pogut comprovar estos treballs de digitalització en el marc del projecte de transformació digital RAIO (Registre d'Activitats i Obres).

Tal com ha explicat Ribó, “els treballs permetran digitalitzar part dels 181.000 expedients generats des de 1987 que actualment es conserven en format paper en l'arxiu intermedi”. “Amb esta iniciativa –ha subratllat l'alcalde- València fa un pas molt important en la modernització i actualització de l'administració, sempre al servici de la societat, atés que permetrà agilitar les tramitacions i gestió de les dades i, per tant, modernitzar la concessió de llicències i millorar la captació d'inversions a València, la qual cosa suposarà impulsar l'activitat econòmica i la creació d'ocupació”. La iniciativa va arrancar el mes de maig passat i els treballs són a càrrec de l'empresa adjudicatària, VINFRA.

Per la seua banda, el regidor d'Agenda Digital, Pere Fuset, ha donat a conéixer que ja s'han digitalitzat 619.453 documents en A4/A3 i 38.029 plànols, i ha explicat que “digitalitzar estos milers de documents farà molt més àgil i possible allò que actualment el paper fa lent i impossible”. El procés de digitalització seguix cinc fases: preparació de la documentació a digitalitzar, digitalització dels documents i plànols, processament inicial, obtenció de metadades i processament final. I, de manera paral·lela, s'efectuen controls de qualitat per a garantir un bon resultat. L'equip de treball de l'empresa adjudicatària està format per sis persones situades físicament en les instal·lacions de l'arxiu intermedi, que operen amb diversos ordinadors, tres escàners de fins a DIN A3 i dos escàners de fins a DIN A0 per a plànols de gran format.

Quasi set mesos després de l'inici del treball, s'han superat ja els 600.000 documents digitalitzats i els més de 38.000 plànols de diverses grandàries, una documentació que correspon a quasi 10.293 expedients relatius a les diferents activitats de la ciutat. Es preveu que esta iniciativa –prèvia a la posada en marxa del Registre d'Activitats i Obres (RAIO) i igualment finançada amb fons EDUSI- arribe a més de dos milions de documents digitalitzats. En paral·lel, una altra empresa treballa en un altre àmbit del projecte RAIO que engloba la reenginyeria de procediments per a realitzar la revisió, simplificació, harmonització i documentació tant dels passos que se seguixen a l'hora de gestionar els tràmits d'activitats i obres com dels informes requerits segons les ordenances municipals, per a així procurar la seua generació automàtica. Els treballs en estos àmbits juntament amb els necessaris canvis normatius seran la base de la construcció d'una nova i potent eina informàtica amb què agilitar considerablement els temps de tramitació i ampliar les possibilitats de transparència, informació i interacció amb les seues dades.

El regidor Pere Fuset ha recordat que, en l'actualitat, “per a la tramitació de llicències cal revisar expedients en paper arxivats, la qual cosa allarga el temps de tramitació. Amb la digitalització es pretén reduir dràsticament este temps al mínim possible perquè ja no serà necessari bussejar entre els papers ni desplaçar-se físicament a l'arxiu”. A més, ha recordat que la conversió a format digital estos expedients “no sols consistix a escanejar papers, sinó que el més important és que convertirà eixa ingent quantitat d'informació en milions de dades que podran ser reutilitzades pels servicis municipals per a millorar la gestió de la ciutat i oferides a la ciutadania així com als agents interessats a invertir a València”. Estes dades obtingudes dels expedients “no sols podran ser gestionades de manera infinitament més àgil, sinó que també podran ser utilitzades per eines digitals i smart city, i ser georeferenciades al geoportal de València, la qual cosa obri la porta a estudis de mercat o la planificació d'actuacions d'iniciativa tant pública com privada”, ha afegit.

Tant l'alcalde Joan Ribó com el regidor Fuset han assenyalat que “encara és prompte per a valorar econòmicament la gran repercussió del projecte, però ja es comencen a distingir també beneficis col·laterals com, per exemple, facilitar l'accés en remot a estos expedients a investigadors i interessats, sempre amb el màxim respecte a la normativa de protecció de dades i la normativa dels arxius”.