Valencia avanza en la digitalización de más de 2 millones de documentos para agilizar las licencias

El Ayuntamiento de València ha impulsado un proceso de digitalización de expedientes y documentos que, tras su conversión en datos, permitirán agilizar la tramitación de las licencias y, como consecuencia de ello, agilizar la actividad económica. El alcalde de València, Joan Ribó, y el concejal de Agenda Digital, Pere Fuset, han visitado este martes el archivo intermedio municipal de Vara de Quart, donde han podido comprobar estos trabajos de digitalización en el marco del proyecto de transformación digital RAIO (Registro de Actividades y Obras).

Tal como ha explicado Ribó, “los trabajos permitirán digitalizar parte de los 181.000 expedientes generados desde 1987 que actualmente se conservan en formado papel en el archivo intermedio”. “Con esta iniciativa –ha subrayado el alcalde- València da un paso muy importante en la modernización y actualización de la administración, siempre al servicio de la sociedad, dado que permitirá agilizar las tramitaciones y gestión de los datos y, por tanto, modernizar la concesión de licencias y mejorar la captación de inversiones en València, lo que supondrá impulsar la actividad económica y la creación de empleo”. La iniciativa arrancó el pasado mes de mayo y los trabajos corren a cargo de la empresa adjudicataria, VINFRA.

Por su parte, el concejal de Agenda Digital, Pere Fuset, ha dado a conocer que ya se han digitalizado 619.453 documentos en A4/A3 y 38.029 planos, y ha explicado que “digitalizar estos miles de documentos hará mucho más ágil y posible aquello que actualmente el papel hace lento e imposible”. El proceso de digitalización sigue cinco fases: preparación de la documentación a digitalizar, digitalización de los documentos y planos, procesamiento inicial, obtención de metadatos y procesamiento final. Y, de manera paralela, se efectúan controles de calidad para garantizar un buen resultado. El equipo de trabajo de la empresa adjudicataria está formado por seis personas situadas físicamente en las instalaciones del archivo intermedio, que operan con varios ordenadores, tres escáneres de hasta DIN A3 y dos escáneres de hasta DIN A0 para planos de gran formato.

Casi siete meses después del inicio del trabajo, se han superado ya los 600.000 documentos digitalizados y los más de 38.000 planos de varios tamaños, una documentación que corresponde a casi 10.293 expedientes relativos a las actividades de la ciudad. Se prevé que esta iniciativa -previa a la puesta en marcha del Registro de Actividades y Obras (RAIO) e igualmente financiada con fondo EDUSI- llegue a más de dos millones de documentos digitalizados. En paralelo, otra empresa trabaja en otro ámbito del proyecto RAIO que engloba la reingeniería de procedimientos para realizar la revisión, simplificación, armonización y documentación tanto de los pasos que se siguen a la hora de gestionar los trámites de actividades y obras como de los informes requeridos segundos las ordenanzas municipales, para así procurar su generación automática. Los trabajos en estos ámbitos junto a los necesarios cambios normativos serán la base de la construcción de una nueva y potente herramienta informática con que agilizar considerablemente los tiempos de tramitación y ampliar las posibilidades de transparencia, información e interacción con sus datos.

El concejal Pere Fuset ha recordado que, en la actualidad, “para la tramitación de licencias hay que revisar expedientes en papel archivados, lo cual alarga el tiempo de tramitación. Con la digitalización se pretende reducir drásticamente este tiempo al mínimo posible porque ya no será necesario bucear entre los papeles ni desplazarse físicamente al archivo”. Además, ha recordado que la conversión a formato digital de estos expedientes “no solo consiste a escanear papeles, sino que lo más importante es que convertirá esa ingente cantidad de información en millones de datos que podrán ser reutilizadas por los servicios municipales para mejorar la gestión de la ciudad y ofrecidas a la ciudadanía así como a los agentes interesados a invertir en València”. Estos datos obtenidos de los expedientes “no solo podrán ser gestionadas de manera infinitamente más ágil, sino que también podrán ser utilizadas por herramientas digitales y smart city y ser georeferenciades al geoportal de València, lo que abre las puertas a estudios de mercado o la planificación de actuaciones de iniciativa tanto pública como privada”, ha añadido.

Tanto el alcalde Joan Ribó como el concejal Fuset han señalado que “todavía es pronto para valorar económicamente la gran repercusión del proyecto, pero ya se empiezan a distinguir también beneficios colaterales como, por ejemplo, facilitar el acceso en remoto a estos expedientes a investigadores e interesados, siempre con el máximo respecto a la normativa de protección de datos y la normativa de los archivos”.