De pergaminos a expedientes electrónicos: La transformación del Arxiu Municipal
En la tercera entrega dedicada al funcionamiento del Arxiu Municipal, nos adentramos en el archivo administrativo, un apartado que, según explica el encargado del Arxiu, José Miguel Moliner, es posiblemente el menos conocido y a la vez el más complejo de todo el conjunto documental que conforma el Arxiu Municipal. Este archivo, que cubre el período entre 1969 y 2009 y conserva hasta 44.118 documentos, recoge toda la documentación generada por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus competencias. Moliner destaca que “si una persona presenta una licencia de obra, en el Arxiu se conserva todo el expediente que se genera: la instancia, el pago, el proyecto presentado, los informes técnicos y jurídicos, y la concesión de la licencia”.
Este apartado es, sin embargo, el que más utilizan los ciudadanos, ya que la mayoría de consultas no son para buscar documentos históricos, como pergaminos medievales, sino para resolver dudas prácticas, como si un tabique es un muro de carga. Los tipos de expedientes más consultados son las licencias de obra y de actividad, seguidas por antecedentes de propiedades, principalmente fincas rústicas. Además, el archivo administrativo también es esencial para las oficinas municipales, que recurren a este para consultar documentación previa, como ordenanzas antiguas o expedientes para trámites de cambios de titularidad.
En los últimos 40 años, la generación de documentación administrativa se ha incrementado notablemente, motivada por el crecimiento de la población y por la ampliación de los servicios municipales. En los años sesenta, servicios como el Servei Municipal d’Esports o Serveis Socials no existían, mientras que ahora generan numerosos expedientes. Según el concejal de Normalització Lingüística y d’Arxiu Municipal, Santi Cortells, “este incremento pone de manifiesto la necesidad de modernizar la gestión documental y adaptarla a las nuevas necesidades, garantizando a la vez la conservación histórica y la accesibilidad para todos los vecinos y vecinas”.
La labor del Arxiu consiste en custodiar la documentación una vez las oficinas municipales han finalizado la tramitación administrativa. Los expedientes se guardan de manera ordenada por años para facilitar futuras consultas. Sin embargo, este sistema cambió radicalmente con la aplicación de la Ley 39/2015, que desde octubre de 2016 obliga a las administraciones a tramitar electrónicamente todos los expedientes. En este período, de 2016 a 2024, el Ayuntamiento ha creado 175.000 expedientes electrónicos. Además, el Real Decreto 203/2021 establece que todas las administraciones deben contar con un archivo electrónico único, una medida que, según Moliner, “ya no implica recibir papeles, pero sí documentación, que seguiremos archivando y poniendo a disposición de los ciudadanos y de la administración”.
Entre los documentos administrativos destacados que se conservan en el Arxiu Municipal se encuentran expedientes emblemáticos como los de la construcción del Hospital de la Plana, los colegios públicos o las reformas del Estadi de la Ceràmica, incluidos los proyectos de los años 1970 y 1986. Moliner remarca que “la burocracia, a pesar de ser vista a menudo como pesada, es necesaria, ya que protege los derechos de los ciudadanos y, al mismo tiempo, exige el cumplimiento de las obligaciones. Estudiarla y simplificarla es clave para mejorar la eficiencia de la administración y beneficiar a toda la sociedad”.
