De pergamins a expedients electrònics: La transformació de l’Arxiu Municipal
En la tercera entrega dedicada al funcionament de l'Arxiu Municipal, ens endinsem en l'arxiu administratiu, un apartat que, segons explica l'encarregat de l'Arxiu, José Miguel Moliner, és possiblement el menys conegut i alhora el més complex de tot el conjunt documental que conforma l'Arxiu Municipal. Aquest arxiu, que cobreix el període entre 1969 i 2009 i conserva fins a 44.118 documents, recull tota la documentació generada per l'Ajuntament en l'exercici de les seues competències. Moliner destaca que “si una persona presenta una llicència d'obra, en l'Arxiu es conserva tot l'expedient que es genera: la instància, el pagament, el projecte presentat, els informes tècnics i jurídics, i la concessió de la llicència”.
Aquest apartat és, però, el que més utilitzen els ciutadans, ja que la majoria de consultes no són per a buscar documents històrics, com pergamins medievals, sinó per a resoldre dubtes pràctics, com ara si un barandat és una paret mestra. Els tipus d'expedients més consultats són les llicències d'obra i d'activitat, seguides per antecedents de propietats, principalment finques rústiques. A més, l'arxiu administratiu també és essencial per a les oficines municipals, que recorren a aquest per consultar documentació prèvia, com ordenances antigues o expedients per a tràmits de canvis de titularitat.
En els últims 40 anys, la generació de documentació administrativa s'ha incrementat notablement, motivada pel creixement de la població i per l'ampliació dels serveis municipals. Als anys seixanta, serveis com el Servei Municipal d’Esports o Serveis Socials no existien, mentre que ara generen nombrosos expedients. Segons el regidor de Normalització Lingüística i d’Arxiu Municipal, Santi Cortells, “aquest increment posa de manifest la necessitat de modernitzar la gestió documental i adaptar-la a les noves necessitats, garantint alhora la conservació històrica i l'accessibilitat per a tots els veïns i veïnes”.
La tasca de l'Arxiu consisteix a custodiar la documentació una vegada les oficines municipals han finalitzat la tramitació administrativa. Els expedients es guarden de manera ordenada per anys per facilitar futures consultes. Això no obstant, aquest sistema va canviar radicalment amb l'aplicació de la Llei 39/2015, que des d'octubre de 2016 obliga les administracions a tramitar electrònicament tots els expedients. En aquest període, de 2016 a 2024, l'Ajuntament ha creat 175.000 expedients electrònics. A més, el Reial decret 203/2021 estableix que totes les administracions han de comptar amb un arxiu electrònic únic, una mesura que, segons Moliner, “ja no implica rebre papers, però sí documentació, que seguirem arxivant i posant a disposició dels ciutadans i de l'administració”.
Entre els documents administratius destacats que es conserven en l'Arxiu Municipal es troben expedients emblemàtics com els de la construcció de l'Hospital de la Plana, els col·legis públics o les reformes de l'Estadi de la Ceràmica, inclosos els projectes dels anys 1970 i 1986. Moliner remarca que “la burocràcia, tot i ser vista sovint com a pesada, és necessària, ja que protegeix els drets dels ciutadans i, al mateix temps, exigeix el compliment de les obligacions. Estudiar-la i simplificar-la és clau per a millorar l'eficiència de l'administració i beneficiar tota la societat”.
