Valencia digitaliza más de 350.000 documentos y planos para agilizar la tramitación de licencias con RAYO

El concejal de Agenda Digital, Pere Fuset, acompañado por personal técnico del Servicio municipal de Tecnologías de la Información y la Comunicación (SerTIC), ha visitado hoy el archivo intermedio municipal de Vara de Quart para interesarse por los trabajos de digitalización necesarios para el proyecto de transformación digital RAYO (Registro de Actividades y Obras). Los trabajos se iniciaron el pasado mes de mayo, adjudicados a la empresa VINFRA, con el objetivo de digitalizar los cerca de 181.000 expedientes en papel desde 1987 que se conservan en el archivo intermedio.

Fuset ha revelado que “ya se han digitalizado 351.288 documentos y 16.761 planos con los que obtendremos millones de datos muy valiosos para modernizar la concesión de licencias y mejorar la captación de inversiones”. Así, ha explicado, “digitalizando la memoria administrativa del Ayuntamiento garantizamos su pervivencia en el futuro y haremos ágil y posible lo que el papel hace lento e imposible”.

Durante la visita se ha detallado el proceso de digitalización que sigue las siguientes fases: preparación de la documentación a digitalizar, digitalización de los documentos y planos, procesado inicial, obtención de metadatos y procesado final. Y unido a estas existen los controles de calidad para garantizar un buen resultado.

El equipo de trabajo de la empresa adjudicataria está formado por seis personas ubicadas físicamente en las instalaciones del archivo intermedio, que operan con varios ordenadores, tres escáneres de hasta DIN A3 y dos escáneres de hasta DIN A0 para planos de gran formato.

Dos meses y medio después del inicio del trabajo, se han superado los 350.000 documentos digitalizados y los más de 16.700 planos de diversos tamaños, y se constata que las tareas avanzan a buen ritmo. La duración prevista del proyecto, previo a la puesta en marcha de RAYO e igualmente financiado con fondos EDUSI, es de ocho meses. En paralelo, otra empresa trabaja en un ámbito del proyecto RAYO que engloba la reingeniería de procedimientos para realizar la revisión, simplificación, armonización y documentación tanto de los pasos que se siguen a la hora de gestionar los trámites de actividades y obras como de los informes requeridos conforme a las ordenanzas municipales para así procurar su generación automática.

Fuset ha explicado que en la actualidad, “en muchas ocasiones, para la tramitación de licencias hay que revisar expedientes en papel archivados, lo cual alarga el tiempo de tramitación. Con la digitalización se pretende reducir drásticamente este tiempo al mínimo posible pues ya no será necesario bucear entre los papeles ni desplazarse físicamente al archivo”.

La conversión a formato digital de estos expedientes, ha recordado Fuset, “no solo consiste en escanear papeles sino que lo más importante es que convertirá esa ingente cantidad de información en millones de datos que podrán ser utilizados por los servicios municipales para mejorar la gestión de la ciudad y también por quienes quieran invertir en València”.

Así, estos datos obtenidos de los expedientes “no solo podrán ser gestionados de manera infinitamente más ágil”, sino que “también podrán ser utilizados por herramientas digitales y smart city y ser georreferenciados en el geoportal de València abriendo la puerta a estudios de mercado o planificación de actuaciones de iniciativa tanto pública como privada”.

Desde Smart City València, ha indicado el regidor, “las previsiones son optimistas, ya que si los trabajos siguen a este ritmo se estima que a finales de año ya se habrá alcanzado el millón y medio de documentos digitalizados”.

Según Fuset, “aún es pronto para valorar económicamente la gran repercusión del proyecto, pero ya se empiezan a vislumbrar también beneficios colaterales como, por ejemplo, facilitar el acceso en remoto a dichos expedientes a investigadores e interesados, siempre con el máximo respecto a la normativa de protección de datos y la propia normativa de los archivos”.