València digitalitza més de 350.000 documents i plans per a agilitar la tramitació de llicències amb RAIO

El regidor d’Agenda Digital, Pere Fuset, acompanyat per personal tècnic del Servici municipal de Tecnologies de la Informació i la Comunicació (SerTIC), ha visitat hui l’arxiu intermedi municipal de Vara de Quart per interessar-se pels treballs de digitalització necessaris per al projecte de transformació digital RAIO (Registre d’Activitats i Obres). Els treballs es van iniciar al mes de maig passat i van ser adjudicats a l’empresa VINFRA, amb l’objectiu de digitalitzar els prop de 181.000 expedients en paper des de 1987 que es conserven en l’arxiu intermedi.

Fuset ha revelat que “ja s’han digitalitzat 351.288 documents i 16.761 plànols amb els quals obtindrem milions de dades molt valuoses per modernitzar la concessió de llicències i millorar la captació d’inversions”. Així, ha explicat, “digitalitzant la memòria administrativa de l’Ajuntament garantim la seua pervivència en el futur i farem àgil i possible el que el paper fa lent i impossible”.

Durant la visita s’ha detallat el procés de digitalització que seguix les següents fases: preparació de la documentació a digitalitzar, digitalització dels documents i plànols, processament inicial, obtenció de metadades i processament final. Junta amb estes existixen els controls de qualitat per garantir un bon resultat.

L’equip de treball de l’empresa adjudicatària està format per sis persones situades físicament en les instal·lacions de l’arxiu intermedi, que operen amb diversos ordinadors, tres escàners de fins a DIN A3 i dos escàners de fins a DIN A0 per a plànols de gran format.

Dos mesos i mig després de l’inici del treball, s’han superat els 350.000 documents digitalitzats i els més de 16.700 plànols de diverses grandàries, i es constata que les tasques avancen a bon ritme. La duració prevista del projecte, previ a la posada en marxa de RAIO i igualment finançat amb fons EDUSI, és de huit mesos. En paral·lel, una altra empresa treballa en un àmbit del projecte RAIO que engloba la reenginyeria de procediments per realitzar la revisió, simplificació, harmonització i documentació tant dels passos que se seguixen a l’hora de gestionar els tràmits d’activitats i obres com dels informes requerits segons les ordenances municipals per a així procurar la seua generació automàtica.

Fuset ha explicat que en l’actualitat, “en moltes ocasions, per a la tramitació de llicències cal revisar expedients en paper arxivats, la qual cosa allarga el temps de tramitació. Amb la digitalització es pretén reduir dràsticament este temps al mínim possible perquè ja no serà necessari bussejar entre els papers ni desplaçar-se físicament a l’arxiu”.

La conversió a format digital d’estos expedients, ha recordat Fuset, “no només consistix a escanejar papers sinó que el més important és que convertirà eixa ingent quantitat d’informació en milions de dades que podran ser utilitzades pels servicis municipals per millorar la gestió de la ciutat i també pels qui vulguen invertir a València”.

Així, estes dades obtingudes dels expedients “no només podran ser gestionades de manera infinitament més àgil”, sinó que “també podran ser utilitzades per eines digitals i smart city i ser georreferenciats al geoportal de València obrint la porta a estudis de mercat o planificació d’actuacions d’iniciativa tant pública com privada”.

Des d’Smart City València, ha indicat el regidor, “les previsions són optimistes, ja que si els treballs seguixen a este ritme s’estima que a finals d’any ja s’haurà aconseguit el milió i mig de documents digitalitzats”.
Segons Fuset, “encara és prompte per valorar econòmicament la gran repercussió del projecte, però ja es comencen a distingir també beneficis col·laterals com, per exemple, facilitar l’accés en remot a estos expedients a investigadors i interessats, sempre amb el màxim respecte a la normativa de protecció de dades i la normativa dels arxius”.