L’UJI potencia l’administració electrònica per a mantenir el pagament a proveïdors i mitigar l’impacte econòmic de la COVID-19
La Universitat Jaume I ha enfortit l’administració electrònica per tal de possibilitar el funcionament normal de tots els processos administratius i de gestió econòmica de la institució, malgrat la vigència de l’estat d’alarma provocat per la COVID-19. Així, l’UJI ha ampliat els procediments digitals amb un sistema electrònic per a conformar factures, signar documents comptables i tramitar modificacions pressupostàries que ha evitat la paralització del pagament a proveïdors per les restriccions de mobilitat i presencialitat que s’apliquen des del 14 de març.
L'UJI ha tramitat telemàticament 647 factures coincidint amb l’estat d’alarma -març i abril- que han suposat el pagament d'1.952.834 euros. En aquest sentit, la rectora Eva Alcón destaca que «el pagament a tercers té consideració de servei essencial per a la Universitat perquè entenem el paper de l’UJI com a actor fonamental per a l’activitat econòmica en el nostre entorn i mitigar així l’impacte provocat per la COVID-19 en el teixit productiu». Així mateix, la Universitat també ha decidit mantenir actius els grans contractes, com són els de neteja, el de manteniment i el de seguretat i vigilància, adaptant les seues tasques a l’estat d’alarma amb la condició de respectar les plantilles assignades al campus.
En l’àmbit administratiu, el treball col·laboratiu entre el Servei de Gestió Econòmica, l’Oficina d’Innovació i Auditoria de les Tecnologies de la Informació (OIATI), el Servei d’Informació Comptable i la Unitat d’Anàlisi i Desenvolupament de Tecnologies de la Informació (UADTI), sota la coordinació de la Gerència, ha permés desenvolupar en temps rècord un sistema 100% electrònic que ha evitat la paralització de la tramitació i pagament de factures.
«Aquest sistema ens ha permés respondre a una situació excepcional com la generada per la pandèmia, però també consolida la implantació de l’administració electrònica per a avançar cap a un consum zero de paper en els procediments administratius i de gestió econòmica de la Universitat Jaume I», subratlla la rectora Eva Alcón, qui ha agraït «tots els esforços fets en molt pocs dies per part dels equips tècnics dels diferents serveis».
En l’actual context, s’ha prioritzat l’automatització per mitjans electrònics de molts procediments de gestió, entre ells la conformació de factures, donat que la normativa vigent permet que aquelles que tenen un import inferior a 5.000 euros es puguen registrar en paper. Per tal de facilitar el treball remot i evitar la presència al campus, una setmana després de la declaració de l’estat d’alarma ja s’havia habilitat una aplicació denominada Monitor conformitat en l’IGLÚ, el sistema d’informació i gestió en línia que utilitza la Universitat. Des que va començar l’any, l’UJI ha abonat factures a 254 proveïdors diferents.
Per a poder arribar al pagament a un proveïdor és necessari que el responsable del contracte o comanda conforme la corresponent factura, és a dir, que manifeste que aquesta correspon a l’entrega d’un bé o la prestació d’un servei d’acord amb el contracte o comanda. Fins ara, aquest procediment es feia sobre documentació en paper, amb signatura hològrafa. Ara, tot el procés –des del registre fins al pagament– ja es fa íntegrament per via telemàtica.
També, i per tal de facilitar la presentació de factures a la Universitat, s’ha habilitat un procediment alternatiu al de factura electrònica estàndard per tal de poder tramitar factures en altres formats electrònics.
