El món del treball no tornarà a ser el mateix

Steelcase, com a organització de referència en consultoria estratègica i disseny de l'espai de treball, analitza les claus del canvi i els nous reptes als quals s'enfrontaran els líders empresarials i les seues organitzacions després de la fi de l'estat d'alarma. Desafiaments que passaran per un canvi en la manera d'entendre l'espai de treball.

És indubtable que aquesta crisi està servint com a assaig general per a la implantació del teletreball en les organitzacions. Però el teletreball, tal com l'estem vivint ara, continua tractant-se d'una situació anòmala al no comptar amb el suport essencial suficient per a sustentar l'estructura social i familiar, amb la falta d'escoles o centres d'assistència a majors i persones dependents. Això significa que els límits entre treball i espai personal estan més difuminats que mai, el que a vegades comporta dificultats afegides a l'acompliment i suposen un llast per a la concentració.

Entre els beneficis que ens brinda l'estalvi de desplaçaments a l'oficina, major flexibilitat, o la conciliació familiar, no hem d'obviar el que estem perdent. L'espai de treball és un lloc clau per a la socialització de les persones. És l'entorn en el qual reflectim la nostra cultura i on donem suport a les nostres experiències de treball. Experiències compartides que sempre seran millor que les experiències en solitari des de qualsevol taula individual o a través de videoconferència.

Els espais de treball poden fer fluir la col·laboració i ajudar a generar les idees que permeten a les organitzacions superar aquest sot en el qual estem immersos. Per aquesta raó, en Steelcase apostem per una volta escalonada a les oficines que promoga les connexions personals positives. Aquestes són les que fomenten la confiança i afermen la cultura organitzativa.

Pensem, per tant, en mesures d'acció que qualsevol organització pot dur a terme per a fomentar una cultura resilient que repercutisca de manera positiva en la productivitat tant dels empleats com de la pròpia companyia. Perquè en aquesta nova realitat, més que mai, un espai productiu es basa a assegurar el benestar físic, psicològic i cognitiu de les persones.

Quan els equips comencen a tornar a l'oficina, ho aniran fent a poc a poc, i no sabem durant quant temps haurem de conviure amb aquesta nova realitat, però el que és segur és que les empreses hauran de prendre algunes mesures per a aconseguir que els seus treballadors puguen aportar tot el seu potencial creatiu i d'innovació de manera que repercutisca positivament en la productivitat de la companyia.

Claus per a dissenyar espais productius amb la regla dels 2m

• Ara més que mai, espais flexibles.

Ja sabíem que els espais completament oberts no són els més idoni per a promoure el benestar de les persones. Però ara, no és només per motius de soroll i privacitat, sinó perquè a més augmenten el risc de contagis. Es tracta de dissenyar espais amb separació de zones, de manera que permeten distribuir a les persones en grups de major o menor grandària segons cada situació i limitar així els contactes. Aquest mètode es coneix com ‘*open pla *zoning’ i permet que siguen els empleats els que tinguen la capacitat de triar i controlar els seus espais per a poder fer les seues tasques en el lloc més apropiat.

• Adapta els llocs individuals per a permetre la distància mínima

Davant una situació temporal, moltes organitzacions es plantegen la possibilitat d'anar rebent a les persones de manera escalonada per a permetre mantindre la distància de 2 metres. Si l'estructura dels llocs individuals és tipus *bench, és aconsellable intercalar-los de manera que no hi haja dues persones enfrontades.

Si els llocs de treball parteixen de sistemes flexibles, es poden incorporar senzillament proteccions frontals i laterals de manera temporal. Aquesta senzilla solució ajuda a millorar el benestar físic i psicològic dels usuaris. També es pot fer per mitjà de plantes que no sols ajuden a purificar l'aire, sinó que serveixen per a millorar el nostre sistema immunitari.

En el cas de les organitzacions que van optar per llocs individuals no assignats es poden plantejar opcions per a no haver de perdre la flexibilitat dels seus espais. Des d'assignar els llocs per setmanes, fins a permetre la mobilitat total aportant elements mòbils que servisquen per a cobrir les taules.

• Espais de col·laboració

Segurament és el que més preocupa les organitzacions i a les persones que vagen tornant a l'oficina, perquè és on més fàcil es poden propagar els contagis. Durant totes aquestes setmanes de confinament hem vist que es pot col·laborar usant eines tecnològiques i encara es poden continuar fent reunions informatives a través d'elles. No obstant això, les reunions generatives, en les quals es busca la col·laboració per a resoldre problemes complexos obtenen molt millors resultats quan es realitzen cara a cara. Per a això, existeixen solucions en les quals es pot col·laborar en espais oberts, però si és necessari trobar-se en una sala tancada és preferible reduir el nombre de persones per sala sense llevar les cadires per a assegurar que hi haja una barrera.

Si comptem amb persones que es connecten per videoconferència, és molt important que l'experiència a un costat i a l'altre siguen absolutament positives i tots puguen sentir que són escoltats i compten amb tota la informació necessària per a aportar idees. En l'estudi de Steelcase “Disparitat de presència” s'analitzava com dissenyar espais de col·laboració que extraguen el màxim potencial tant de les persones que estan físicament a la sala, amb accés a les pissarres i als post-its pegats en les parets, com als que estan a distància.

• Estableix una circulació de les persones per l'oficina

Podem estar adaptant els nostres llocs individuals, però si la separació entre les taules no permet el doble flux de persones, al final no aconseguirem mantindre la distància de seguretat mínima. En aquest sentit, és aconsellable adaptar tant els posats tipus bench perquè compten amb espai suficient entre parets com tota la circulació de l'oficina per a assegurar que tots poden anar en un mateix sentit.

• Utilitza sensors per a evitar en tot el possible el contacte amb les superfícies

Durant el dia interactuem amb nombroses superfícies. Podem incloure sensors en portes, il·luminació, aixetes, dispensadors de sabó, pantalles i fins i tot en el mobiliari. Gràcies a la sensorización dels llocs de treball podem també marcar amb colors els espais que quedaran lliures per a mantindre la distància de seguretat.

• Neteja i higiene

Tant sòls, com a parets o qualsevol superfície de l'oficina han de netejar-se sovint. Es pot comptar amb solucions temporals que cobrisquen les zones de pas del sòl amb materials de fàcil neteja o seguir les recomanacions del fabricant de moquetes per a la seua correcta neteja. També és fonamental assegurar que l'espai compta amb sistemes de control de qualitat de l'aire, humitat, nivells de COâ‚‚, etc.

• Promou nous comportaments

La comunicació és fonamental per a assegurar que les persones seguisquen els protocols establits. Estableix cartells, senyals, marques en el sòl, etc. que asseguren que les persones saben què s'espera d'elles i senten que la seua empresa està tenint en compte el seu benestar.

• Dissenyar espais productius: oficines com un espai al qual les persona van perquè volen anar.

En definitiva, i ara més que mai, l'espai de treball ha de convertir-se en un lloc al qual els treballadors van perquè troben tot el que necessiten per a desenvolupar tot el seu potencial creatiu ja que els assegura el seu benestar físic, cognitiu i emocional.

D'altra banda, un espai productiu també compleix amb les necessitats de les organitzacions quant a optimització dels metres quadrats i la seua eficiència en a la reducció de costos.

Més forts que el virus

Les conseqüències de la pandèmia no desapareixeran automàticament quan les empreses recuperen la normalitat. El virus està afectant els nostres amics, famílies, companys de treball, socis i clients. Els qui gestionen equips de persones han d'apostar per les relacions positives perquè són les que creguen confiança i alineen objectius. Les nostres cultures organitzatives poden continuar sent fortes i és el moment d'apostar per espais de treball que reflectisquen una cultura de benestar i preocupació pels treballadors.