La Conselleria de Hacienda renueva la climatización del Archivo de Riba-roja donde se custodian más de 20 millones de documentos

La Conselleria de Hacienda y Modelo Económico ha renovado la climatización del Archivo Intermedio de la Generalitat de Riba-roja donde se custodian más de 20 millones de documentos administrativos.

La conselleria se ha visto obligada a realizar esta renovación debido a que la climatización existente, instalada por el Consell en 2006 y compuesta por enfriadoras y sistemas antihumedad automatizados, nunca fue puesta en marcha y por lo tanto, al hacerlo el actual Ejecutivo, ya no funcionaba.

Ante esta situación, la conselleria pidió un presupuesto para su puesta en marcha, pero la empresa que instaló la maquinaría ya había desparecido y la tarea debía ser asumida por otras empresas cuyo trabajo suponía una inversión que superaba considerablemente el presupuesto de la empresa instaladora original.

Por todo ello, finalmente se optó por el cambio de las enfriadoras, la revisión de toda la instalación y la realización de pruebas de un nuevo sistema de control de las variables climáticas en los depósitos, lo que ha supuesto un desembolso de 176.000 euros. Esta cifra se suma a los 822.000 euros que costó el sistema de climatización que nunca se puso en marcha.

La directora general del Sector Público y Patrimonio, Isa Castelló, ha manifestado que “el anterior Consell gastó dinero en 2006 en una instalación que nunca puso en funcionamiento. Ahora hemos tenido que solucionar el problema, lo que ha supuesto una nueva inversión de dinero y de tiempo, ya que ha sido necesario volver a licitar una contratación, con todo lo que eso supone”.

Cabe destacar que el Archivo Intermedio cuenta con complejos equipos que incluyen sistema de climatización, sistema de protección contra incendios, sistema de seguridad, etc., y para garantizar su buen funcionamiento se llevan a cabo las inspecciones técnicas reglamentarias y de los protocolos de mantenimiento establecidos en la normativa legal sobre edificación, todo ello con el fin de posibilitar la conservación permanente de los documentos en las mejores condiciones ambientales posibles.

Actualmente, 23 de los 42 depósitos del archivo conservan documentación de juzgados y piezas de convicción procedentes de la Ciudad de la Justicia. El resto, 19 depósitos, están ocupados por documentación de diferentes conselleries en su fase de archivo de oficina o de archivo central, además de los fondos propios del Archivo Intermedio.

Cómo se archivan los documentos públicos

La Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, establece la estructura y los órganos del Sistema Archivístico Valenciano. Tal y como señala esta ley, la organización de los archivos de la Generalitat se realiza según la frecuencia de uso de la documentación que conservan, por lo que se pueden encontrar los archivos de gestión o de oficina, los archivos centrales de conselleries, los archivos intermedios, archivos de los servicios periféricos y los archivos históricos.

Los archivos de gestión o de oficina conservan la documentación hasta el fin de la tramitación, aproximadamente 5 años, salvo que esta documentación se considere activa y deba de permanecer más tiempo en los mismos; los archivos centrales de las conselleries, conservan la documentación de uso frecuente; los archivos intermedios, la documentación de uso escaso pero que todavía no ha perdido su valor administrativo.

Asimismo, conserva los archivos históricos, guardan la documentación de conservación permanente que ha perdido su valor administrativo y que, por lo tanto, se ha convertido en histórica, por lo que puede ser consultada por los investigadores y el público en general.

En general, el Archivo Intermedio alberga los documentos una vez tengan 15 años de antigüedad y hasta los 30 años. A partir de entonces, una vez pasada la vigencia administrativa de los documentos, es la Junta Calificadora de Documentos Administrativos la que tiene como misión el estudio de las tablas de valoración documental en donde se propone la conservación permanente de la documentación y su ingreso en el archivo intermedio o bien su eliminación por su inutilidad administrativa y cultural, aun así, siempre se conserva un muestreo de los expedientes.

Para la directora general, “se trata de un proceso fiable, que asegura la conservación de los expedientes y que da garantías de seguridad y confidencialidad”.

108.000 metros lineales de almacenaje

El Complejo Logístico de Riba-roja consta de dos edificios con una capacidad de 108.000 metros lineales de documentación instalados en armarios compactos. Por una parte, el edificio que constituye el Archivo Intermedio y, por otra, un edificio donde se almacenan muebles para colegios e institutos, historias clínicas del hospital La Fe, obras de arte, cartones de bingo premiados y recetas médicas.

Según Isa Castelló, “el Archivo Intermedio es una inversión fundamental desde el punto de vista cultural, pero también muy rentable desde el punto de vista económico, ya que, en muchos casos, los órganos productores de documentación de la Generalitat, ante la imposibilidad de seguir acumulando cajas de archivo de difícil gestión y localización en despachos y pasillos, han tenido que recurrir a la contratación de servicios de guarda y custodia con empresas, lo que supone unos considerables costes económicos anuales”.

Por otro lado, la directora general ha destacado el reciente refuerzo de la plantilla del centro, con la creación de una jefatura de servicio y de diez plazas entre archiveros y personal administrativo, que se encargan de la gestión del edificio y de la clasificación, organización y conservación de su contenido.

Cartones de bingo premiados y objetos utilizados en crímenes

Entre los documentos y objetos que hay que conservar figuran, además de los documentos que se gestionan desde los centros administrativos del Consell, los cartones de bingo premiados, aunque en los últimos años el auge del juego online ha disminuido el volumen de cartones que se guardan.

La Generalitat también custodia piezas de convicción, que son las armas que se han utilizado para cometer un crimen. En una primera fase se custodian en el Archivo de la Ciudad de la Justicia, y de ahí pasan al Complejo Logístico de Riba-roja. Aunque no todas, la Generalitat solo custodia las piezas de convicción que se consideran objetos, por lo que las armas de fuego quedan en dependencias de la Policía Nacional.