La UJI potencia la administración electrónica para mantener el pago a proveedores y mitigar el impacto económico de la COVID-19
La Universitat Jaume I ha fortalecido la administración electrónica para posibilitar el funcionamiento normal de todos los procesos administrativos y de gestión económica de la institución, a pesar de la vigencia del estado de alarma provocado por la COVID-19. Así, la UJI ha ampliado los procedimientos digitales con un sistema electrónico para conformar facturas, firmar documentos contables y tramitar modificaciones presupuestarias que ha evitado la paralización del pago a proveedores por las restricciones de movilidad y presencialidad que se aplican desde el 14 de marzo.
La UJI ha tramitado telemáticamente 647 facturas coincidiendo con el estado de alarma -marzo y abril- que han supuesto el pago de 1.952.834 euros. En este sentido, la rectora Eva Alcón destaca que «el pago a terceros tiene consideración de servicio esencial para la Universitat porque entendemos el papel de la UJI como actor fundamental para la actividad económica en nuestro entorno y mitigar así el impacto provocado por el COVID-19 en el tejido productivo». Así mismo, la Jaume I también ha decidido mantener activos los grandes contratos, como son los de limpieza, el de mantenimiento y el de seguridad y vigilancia, adaptando sus tareas en el estado de alarma con la condición de respetar las plantillas asignadas en el campus.
En el ámbito administrativo, el trabajo colaborativo entre el Servicio de Gestión Económica, la Oficina de Innovación y Auditoría de las Tecnologías de la Información (OIATI), el Servicio de Información Contable y la Unidad de Análisis y Desarrollo de Tecnologías de la Información (UADTI), bajo la coordinación de la Gerencia, ha permitido desarrollar en tiempo récord un sistema 100% electrónico que ha evitado la paralización de la tramitación y pago de facturas.
«Este sistema nos ha permitido responder a una situación excepcional como la generada por la pandemia, pero también consolida la implantación de la administración electrónica para avanzar hacia un consumo cero de papel en los procedimientos administrativos y de gestión económica de la Universitat Jaume I», subraya la rectora Eva Alcón, quien ha agradecido «todos los esfuerzos hechos en muy pocos días por parte de los equipos técnicos de los diferentes servicios».
En el actual contexto, se ha priorizado la automatización por medios electrónicos de muchos procedimientos de gestión, entre ellos la conformación de facturas, dado que la normativa vigente permite que aquellas que tienen un importe inferior a 5.000 euros se puedan registrar en papel. Para facilitar el trabajo remoto y evitar la presencia en el campus, una semana después de la declaración del estado de alarma ya se había habilitado una aplicación denominada Monitor conformidad en el IGLÚ, el sistema de información y gestión en línea que utiliza la Universidad. Desde que empezó el año, la UJI ha abonado facturas a 254 proveedores diferentes.
Para poder llegar al pago a un proveedor es necesario que el responsable del contrato o pedido conforme la correspondiente factura, es decir, que manifieste que esta corresponde a la entrega de un bien o la prestación de un servicio de acuerdo con el contrato o pedido. Hasta ahora, este procedimiento se hacía sobre documentación en papel, con firma hológrafa. Ahora, todo el proceso –desde el registro hasta el pago– ya se hace íntegramente por vía telemática.
También, y para facilitar la presentación de facturas en la Universitat, se ha habilitado un procedimiento alternativo al de factura electrónica estándar para poder tramitar facturas en otros formatos electrónicos.