La Generalitat facilita a la ciudadanía la digitalización de su documentación en los puntos de atención y registro

La Conselleria de Hacienda, Economía y Administración Pública está implantando, a través de su Dirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, dispositivos de digitalización en los puntos de registro y de atención a la ciudadanía de la Generalitat para facilitar a quienes lo necesiten su conversión a formato digital de sus documentos en papel.

Estos equipos digitalizan la documentación para la compulsa electrónica mediante la aplicación informática WebScan, de modo que los documentos son incorporados de inmediato a los expedientes administrativos correspondientes.

Los dispositivos han sido implantados gracias al acuerdo marco de impresión de la Generalitat, que permite la contratación centralizada de equipos y servicios de impresión, digitalización y copia, así como su mantenimiento y la reposición de material fungible. Estos servicios se pueden contratar y están a disposición de la Administración de la Generalitat, su sector público instrumental y otras entidades adheridas.

El acuerdo actual da continuidad a las soluciones de impresión derivadas del antiguo acuerdo marco, que posibilitó, por primera vez, la contratación centralizada de estos servicios y permitió ahorrar un 45 % en costes directos y reducir el gasto de 14 a 7,6 millones de euros, un ahorro de 6,4 millones.

Actualmente, el gasto anual es de 4,7 millones, lo que supone un ahorro de 2,9 millones frente al acuerdo previo y de 9,3 si se compara con el modelo anterior a la contratación centralizada.

Menor consumo energético y emisiones de CO2

Además, la anterior contratación introdujo un conjunto de mejoras que permitió reducir un 48 % el número de dispositivos en la Generalitat, así como un 32 % las emisiones de CO2 y un 45 % el consumo energético.

En cuanto a la reducción del uso de papel, la transformación digital de todo el sistema posibilitó reducir un 32 % las páginas impresas, al pasar las páginas anuales de 107 millones a 73 millones.

Actualmente y bajo el nuevo acuerdo marco se ha continuado reduciendo su uso a cerca de 60 millones de páginas anuales impresas, un 45 % menos comparado con el modelo no centralizado.

El nuevo acuerdo marco de impresión tiene una duración de cinco años y un valor estimado de 23,5 millones de euros. Además, incluye nuevas ventajas y beneficios tecnológicos, de contratación y medioambientales y amplía la tipología de dispositivos disponibles, al permitir incluso la impresión desde el teléfono móvil.

Desde la formalización del contrato en 2021, se ha proseguido con la implantación de escáneres de uso exclusivo para la atención al público, de forma que se han desplegado un total de 238 escáneres de mano y 875 equipos multifunción (impresión, digitalización y copia). Hasta el momento, en total, del acuerdo marco ya se ha tramitado la entrega de 2.888 dispositivos de los más de 3.800 previstos para diferentes usos.

Entrada y registro digital

El director general de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, José Manuel García Duarte, ha destacado que estos dispositivos “están siendo de gran ayuda para la implantación de la Administración electrónica, ya que facilitan a la ciudadanía sus trámites con la Generalitat, agilizándolos e incrementando la seguridad en las gestiones”.

Según ha señalado García Duarte, “a través de estos dispositivos, la documentación en papel se transforma en copias digitales auténticas, lo que da validez a su tramitación electrónica y permite agilizar la relación entre la ciudadanía y la Administración con todas las garantías”.

La aplicación informática Webscan permite escanear documentos e imágenes desde los escáneres e impresoras multifunción instalados en los puntos de registro y de atención a la ciudadanía y transferirlos a los equipos del personal empleado público utilizando un explorador web.

De este modo, la entrada y registro de la documentación es digital desde el primer momento, facilitando su incorporación a los expedientes administrativos que la requieran, para una gestión más ágil, sencilla y eficiente.

Además, estos nuevos servicios permiten reducir el gasto en desplazamientos y otras cargas administrativas en el futuro, ya que la Administración no necesita solicitar a la ciudadanía información y documentación que ya obra en su poder.