Almassora renuncia al papel en el registro para virar a la administración electrónica
El SIAC devuelve los expedientes a la ciudadanía o los destruye tras el escaneo
El Ayuntamiento de Almassora trabaja desde ayer en la eliminación de los expedientes en papel y su archivado, así como de toda la información que llegue a través del registro de entrada. Los documentos se devuelven a la ciudadanía o se destruyen con el objetivo de virar hacia la administración electrónica y contribuir al mantenimiento del medio ambiente.
Por ello, ninguno de los departamentos abre desde esta semana expedientes en papel cuando éstos cumplan con las características marcadas en los objetivos. Como excepción, la norma incluye aquellos proyectos que, por el tamaño de algunos documentos incluidos en él, no se puedan escanear físicamente. La circular interna distribuida a la plantilla del Ayuntamiento de Almassora recuerda que “únicamente tendrán acceso al archivo municipal los expedientes electrónicos que cumplan los requisitos citados y no sus copias en papel”.
Se trata del cumplimiento de los artículos 26, 36 y 70 de la Ley 39/2015 de 1 de octubre de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que marca los componentes de un expediente electrónico: documentos electrónicos que cumplan las características de estructura y formato, índice electrónico para garantizar la integridad del expediente y su recuperación siempre que sea preciso, la firma del índice por la Administración y los metadatos del expediente electrónico.
De esta forma, todos los archivos electrónicos que dispongan de estos elementos mínimos deben gestionarse desde esta semana “exclusivamente en formato electrónico, no pudiendo imprimirse en formato papel ningún expediente que se incoe a partir de dicha fecha”, según la orden interna. “El incumplimiento de esta regla conllevará la correspondiente penalización en el cumplimiento del objetivo”, según las mismas fuentes.
La alcaldesa, Merche Galí, ha recordado que uno de los compromisos adoptados en la Estrategia de Desarrollo Urbano Sostenible Integrado (EDUSI) pasa por reducir el gasto de papel y avanzar hacia la Administración electrónica, de manera que el departamento de Informática que ahora coordina la concejala María Luisa Renau supervisa esta iniciativa para ampliar la seguridad de la protección de datos y reducir el consumo de papel para contribuir a la sostenibilidad medioambiental.
Toda la documentación confidencial queda registrada en las bases de datos internas y el volumen de consumo de papel caerá de forma considerable dado que uno de los departamentos más afectados es el Servicio de Información y Atención Ciudadana (SIAC). El expediente electrónico que abre el personal del Ayuntamiento irá incorporando progresivamente los diferentes documentos ‘on-line’, de manera que no exista riesgo de pérdida o destrucción.