La adjudicación de agencias para los desplazamientos de la Generalitat permitirá ahorros de hasta el 13%
La Generalitat ha resuelto adjudicar el Acuerdo Marco para la contratación centralizada de los desplazamientos oficiales y estancias en hoteles que realizan los empleados públicos y altos cargos de la Administración y del Sector Público Instrumental a tres agencias de viajes, entre las que figura una empresa valenciana. En concreto se trata Viajes El Corte Inglés SA, Viajes Halcón SAU y la valenciana Viajes Transvia Tours SL.
Estas firmas han sido las únicas que han superado los requisitos fijados por la Generalitat para resultar adjudicatario, unas cláusulas exigentes que fijaban los descuentos mínimos y comisiones máximas que podían cobrarse. A partir de estos límites, las empresas debían presentar sus ofertas mejorando el precio de partida. El objetivo era obtener el precio más competitivo y con las mejores condiciones.
La contratación centralizada, por primera vez en la Generalitat, de estos servicios mediante un procedimiento abierto permite un ahorro estimado del 10% en el coste pero ahora, tras la adjudicación a tres agencias de viaje e incluyendo las mejoras ofrecidas por estas empresas, se obtendrán economías adicionales de hasta el 3%. El ahorro global de hasta el 13% supone más de 300.000 euros sobre el valor total del acuerdo marco de viajes y estancias de la Generalitat que, para un periodo de un año, se sitúa en 2,45 millones de euros.
Este ahorro del 13% se obtiene de los descuentos ofrecidos por las agencias de viajes, que han llegado hasta el 3% en la facturación de los desplazamientos y estancias dependiendo del volumen de gasto de cada entidad. El ahorro inicial estimado partía de un descuento medio del 1,5%. Al haberse alcanzado hasta un 3% según los casos, el ahorro se eleva a unos 48.000 euros.
También se han obtenido rebajas por la eliminación o sustancial disminución de las comisiones que se pagan por la emisión de billetes, que suman alrededor de 144.000 euros. Estas comisiones de las agencias por la tramitación de billetes pueden suponer hasta 40 euros por pasajero en vuelos internacionales.
En los ahorros se incluye también el convenio con Renfe para los desplazamientos en AVE y larga distancia que confiere el tratamiento a la Generalitat como gran cliente (129.000 euros).
Más empresas han podido acceder
El procedimiento arbitrado por la Generalitat ha permitido tener más de un contratista, a diferencia de otras administraciones, que adjudican todo el volumen de negocio a una única empresa. En la licitación del Consell no se establecía un número máximo de operadores con el objetivo de favorecer la competencia y permitir la entrada también de pymes.
Esta es la primera vez que la Generalitat llevará a cabo una contratación centralizada en materia de viajes y alojamientos lo que permitirá, además de reducir los costes, un mayor control del gasto y aumentar la transparencia.
Se trata también de una forma de gestión más profesionalizada, ya que en el pasado la mayoría de conselleries y entidades del Sector Público gestionaba directamente sus desplazamientos y alojamientos con las agencia de viajes, tramitándose los gastos mediante el procedimiento de caja fija.
Segunda fase de la contratación
A partir de ahora se inicia la segunda fase de la contratación, en la que las conselleries y el sector público podrán elegir entre dos modalidades: la celebración de un contrato con una de las adjudicatarias o la realización de segundas licitaciones con las adjudicatarias para cubrir peticiones concretas de servicios.
La primera modalidad resulta adecuada cuando no se puede prever con antelación el número concreto de viajes y las fechas en que se van a efectuar. En este caso, la entidad opta por celebrar un contrato por un periodo de tiempo basándose en la mejor oferta realizada en el acuerdo marco.
La segunda modalidad consiste en realizar segundas licitaciones. Esta opción es especialmente útil cuando una entidad sabe con antelación las personas, los lugares y las fechas concretas en las que se va a realizar el viaje. El objetivo, en ambos casos, es siempre conseguir un servicio de calidad al mejor precio.
Valor global del acuerdo
El Acuerdo Marco referido a la Generalitat y su sector público tiene un valor anual estimado de 2,45 millones. El desembolso previsto supone una reducción de la factura por los desplazamientos del Consell y de las entidades y empresas públicas de un 31% (1,2 millones menos) respecto al gasto medio anual en la etapa anterior durante el periodo 2007-2014, que alcanzaba los 3,9 millones.
La Universitat de València también ha decidido adherirse al Acuerdo Marco de la Generalitat, con un presupuesto anual de 2,04 millones de euros. El acuerdo marco podrá prorrogarse por otro año más.
Ahorro de 115.000 euros en trenes Ave y larga distancia
El acuerdo marco permitirá suscribir un convenio especial con Renfe para desplazamientos en AVE y en trenes de larga distancia con el objetivo de obtener descuentos dependiendo del consumo que se realice y conseguir condiciones más ventajosas. Así, la Generalitat podrá aplicarse un descuento de hasta el 23%, lo que comportará ahorros de 129.000 euros anuales.
En la actualidad el gasto global en desplazamientos en AVE y larga distancia en la Generalitat alcanza aproximadamente los 500.000 euros anuales.
Características del servicio
Las prestaciones que se incluirán en este acuerdo serán el transporte aéreo, terrestre y marítimo, y se contemplará tanto la gestión de la reserva, como la emisión, modificación, anulación y entrega de billetes. Asimismo, también se incluye el alojamiento y el alquiler de vehículos.
La contratación centralizada establecerá las condiciones generales de las prestaciones. Así, las reservas de alojamiento serán para habitaciones estándar de uso individual o doble. Los establecimientos hoteleros estarán ubicados en un sitio adecuado teniendo en cuenta la distancia existente entre el lugar de llegada y el de la reunión o conferencia a celebrar para minimizar el uso de vehículos privados o taxis.
También se primará la utilización de transporte público en los desplazamientos, considerando que los medios menos contaminantes son, por orden decreciente, el tren, el autobús, el automóvil y el avión.
Tanto los desplazamientos en avión como en tren serán en líneas regulares, con trayectos directos si es posible, en clase turista o similar. También se utilizarán, en la medida de lo posible, compañías de bajo coste, y se estudiará si la tarifa en un vuelo anterior o posterior (en no más de tres horas) fuera considerablemente más económica para ofrecerla.
